Små kostnader, store gevinster med ByggSøk

Systemet har fått navnet ByggSøk. Det er gjennomført i regi av Statens bygningstekniske etat og er et samarbeid mellom Kommunaldepartementet, Miljøverndepartementet og Oslo kommunes plan- og bygningsetat. Jotne-selskapet EPM Technology har levert dataløsningen.

Med ByggSøk kan man fylle ut byggesøknader og sende dem inn via Internett. Systemet legger også til rette for at data som byggefirmaer allerede har elektronisk kan nyttiggjøres i kommunenes byggesaksbehandling. Ikke bare er det lagt til rette for elektronisk utfylling og behandling av søknader, men også veiledning om saksprosess, reguleringsbestemmelser, lover og regler.

– Tre år og 11 millioner kroner har gått med til å utvikle ByggSøk. Det har ikke vært budsjettoverskridelser, og dette er vel anvendt både tid og penger, sier Erna Solberg.

– Vi har fått et meget bra verktøy som i dag er klar til bruk for kommuner og byggenæringen og for folk som har en byggesøknad. Vi mener det er mulig å spare 3 1/2 milliard kroner i året gjennom enklere saksbehandling, felles system for alle kommuner og mindre byråkrati, sier Solberg, som understreker at det virkelig store innsparingspotensialet ligger innenfor plan- og reguleringsarbeidet. Det er nemlig meningen å utvide ByggSøk med et lignende system for planprosessene.

– Kostnadene er minimale i forhold til den gevinsten vi regner med å kunne hente ut, sier statsråden.

Mer likt fra kommune til kommune

Per Jæger er adm. dir. i Bolig- produsentene, en av de viktigste brukerne av ByggSøk.

– Vi er godt fornøyd med at ByggSøk åpner for mer lik behandling av søknadene fra kommune til kommune, sier Jæger.

– Vi har lenge opplevd at man blir bedt om å fylle ut blanketter og svare på spørsmål som overhodet ikke passer til den saken man arbeider med. Nå ser vi at spørsmålene blir tilpasset sakstypen. Det sparer en ofte for flere sider med skjemautfylling.

Per Jæger mener ByggSøk vil gi meget store gevinster når det blir tatt i bruk fullt ut, men regner med at det vil ta tid før det får full effekt.

– Utfordringen ligger også på det mentale planet – å få folk til å endre adferd og handlingsmønster – at man ”tenker Internett” i stedet for å ”tenke papir”.

Utviklingsprosjekt med tempo

I konkurranse med en rekke tilbydere ble Jotne-selskapet EPM Technology valgt til å utvikle søknadsmodulen med brukergrensesnitt, samt databasen som ligger i bunnen av ByggSøk. Utviklingsprosjektet ble gjennomført meget raskt – med start i mars og avslutning i juli 2003.

– Vi håper å få muligheten – i et lengre perspektiv – til å bygge opp en enda mer avansert løsning, som automatisk kan sjekke kodingen, og som kan sammenholde søknader mot regelverket, forteller prosjektleder Pål Huse i EPM Technology.

– Dette er en type system som vi tidligere har levert til myndighetene i Singapore, det såkalt eSubmission og ePlan Checking, som er en omfattende løsning for bygge- og plansaker.

Positivt samarbeid

ByggSøk-prosjektet har vært ledet av Øivind Rooth i Statens bygningstekniske etat.

– Det var positivt at EPM Technology kunne levere så raskt. Flere av firmaene som var med tidlig i anbudsrunden trakk seg underveis fordi de mente tidsfristen ble for kort, forteller Rooth.

Også han ser frem til å videreføre prosjektet.

– Dels skal det lages en versjon 2.0 av selve søknadssystemet, som blir en oppgradering der vi retter opp det som ikke ble optimalt under implementeringen nettopp fordi det skulle gå så raskt. Og dels skal det lages en litt mer intelligent løsning med hensyn til vedlegg til søknader. Så blir neste fase et system for plansaker, sier Rooth, og tilføyer:

–Det var en positiv overraskelse å arbeide med EPM Technology. De sto på og jobbet hardt for å få alt på plass i tide, og alt ble levert innenfor budsjett og til rett tid. Tidligere – i andre sammenhenger – har vi opplevd betydelige overskridelser og budsjettsprekker.

Når selve utviklingsprosjektet kunne gjennomføres så raskt, har det sammenheng med at alle etatene som står bak ByggSøk arbeidet i tre år med prototyp og kravspesifikasjoner.